보고서만큼 중요한 구두 보고의 핵심 포인트 3가지

직장 생활을 하면서 내가 한 일, 내가 하고 있는 일, 내가 할 일에 대해 다른 사람에게 설명하고 이해시켜야 하는 때가 있다. 그럴 때 '문서'를 수단으로 삼는 일이 흔하다. 앞의 두 개는 보통 보고서라고 하고, 뒤의 하나는 계획서나 기획안이라고 한다. 직장인들은 잘 알겠지만 자주 만들면서도 만들때마다 머리 아픈 것이 보고서다.

인터넷을 뒤져보면 보고서 쓰는 법은 널렸다. 기승전결, 기록 보존, 완결성, 정확성, 간결함, 분석력 등등, 보고서 작성 요령이라 해서 이래저래 많다. 심지어는 '오너를 외롭게 하지 마라' 같은 보고서 작성 기준도 있다. 아무리 봐도 철학과 요령을 헷갈린 것 같긴 하지만 어쨌든 보고서 쓰는 법에 대해서는 짧은 타이핑과 클릭 몇 번이면 쓸만한 정보를 얻을 수 있다. 

그런데 그렇게 심각할 필요가 사실 없다. 보고서는 육하원칙에 맞게만 쓰면 크게 문제되지 않는다. 육하원칙을 지켜서 쓰면 정확성은 당연히 확보되며, 어느정도 군더더기 없는 보고서 작성이 가능하다. 국제 보고서 경진대회에 출품할 정도의 빼어난 보고서는 안되더라도 사실을 정확하게 전달하는데는 문제 없다는 얘기다. 내가 생각하는 보고서 작성의 팁이라면 열거할 항목이 좀 많을 때는 표를 활용하라는 정도다. 그 밖에는 육하원칙에만 벗어나지 않으면 평타는 친다.

오히려 헛점을 많이 내 보이는 것이 구두 보고다. 자칫하면 횡설수설하기 쉽고, 뭔가를 빼먹고 얘기 안하는 일도 생긴다. 직장에서는 의외로 보고서만큼이나 구두 보고를 할 일도 많은데, 구두 보고할 때도 가슴을 졸이는 경우가 직장인들에게는 많다. 가슴이 콩닥거리는 이유는 그만큼 헛점이 많아서다. 책 잡힐 것 같다는 느낌이 든다는 얘기다. 돈 주고도 못 사는 구두보고의 핵심 포인트 세 가지를 알려줄테니 귀 쫑긋 세우고 듣기 바란다. (지금처럼 앞의 말이 주제보다 덜 길 때 내가 뭐 하고 있나 싶다.)

첫번째 포인트

내용 정리는 필수다. 보고할 내용이 머리 속에 딱 들어와 있어야 한다. 달달 외워야겠다고 생각한다면, 그 정성은 높이 사주겠지만, 그냥 정성만 높이 사주고 말겠다. 메모를 해라. 그러면 간단하다. 무엇을 얘기할지, 상황이 어떠한지 구분해서 메모해서 들어가라. 보고가 시험이 아닐진대 페이퍼 좀 본다고 누가 뭐라 하겠나.

두번째 포인트

보고 받는 사람이 할 법한 질문에 대비해라. 발생한 일, 진행되고 있는 상태 따위의 있는 그대로의 것들만 정리해서 들어가면 돌발 질문에 당황한다. 보고는 보통 윗사람이 받기 마련인데, 그 윗사람은 고스톱 쳐서 그 자리에 있는 것이 아니다. 평균적으로 봤을 때 그 나름대로의 통찰력은 부하 직원보다 더 낫다고 보는게 맞다. 그러니 질문이 나올 확률이 매우 높다고 봐야 한다. 보고할 내용을 정리를 하면서 어떤 질문이 나올 수 있을지 미리 가늠해보라. 이럴 때 척척 대답해야 똑똑하다는 얘기 듣는다. 똑똑한 것이 전부는 아니겠지만, 어쨌든 똑똑한 것도 능력이다.

세번째 포인트

첫번째 포인트와 두번째 포인트까지는 대부분 어떻게든 한다. 하지만 향후 계획(차후의 동선)이나 문제의 해결 방안 같은 얘기는 잘 안한다. 보고하는 사람이 유관 업무를 담당한다면 보고 받는 사람의 열이면 아홉이 향후 계획이나 해결 방안에 대한 질문을 하기 마련이다. 보고할 때 이 부분을 반드시 준비해야 한다. 

보고 받는 사람 입장에서는 지금까지의 상황은 아무한테나 보고 받아도 상관 없다. 하지만 해당 업무의 담당자가 대비책이나 향후 계획이 없는 단순 보고만 한다면 "나는 어떻게 해야할지 모르겠어요"로 밖에는 안들린다. 정답이 아니어도 좋으니 반드시 내용에 대한 나름대로의 해석을 곁들인 향후 계획이나 문제 해결에 대한 의견을 준비해야 한다.

어떤 상황에 대해서 보고를 잘 할 수 있다는 것은 그만큼 그 상황에 대해서 잘 알고 있거나 그 상황에 대해서 잘 알고 있어야 한다는 의미다. 모든 직장인이 만능이 되어야할 필요는 없겠지만, 그래도 자기가 보고하는 업무에 대해서는 정확히 꿰뚫고 있는 것이 책임 있는 모습일테다. 능력은 의외로 자잔한 것들로 평가받기 쉽다. 가장 자주하는 보고에서 낙제점을 받지는 말자.