[직장인 글쓰기] 3. 이해하기 쉬운 글을 쓰자 (3) - 표와 목차의 활용

이해하기 쉬운 글을 쓰기 위한 방법으로, 특히 직장에서 작성하는 문서들에서는 표와 목차를 이용하는 하는 것만큼 간편하고 보기 좋은 것이 없다. 아래의 (가상) 업무보고서를 한번 보자.

나름대로 목차를 활용해 정리를 하려한 흔적이 보인다. 하지만 안타깝게도 제대로 되진 않았다. 제품, 업무 내용, 담당자, 진행상황 등으로 목차의 항목을 만들었는데 담당자나 비고 내용들이 이리저리 엉켜있다. 목차의 항목들이 통일성 있게 위치시키지 못한 것이다.

목차의 기본 틀을 잡았다면 문서의 모든 내용은 그것에 그대로 적용시켜야 한다. 위의 문서 같은 경우 '제품 - 업무 내용 - 담당자 - 비고'라고 목차의 틀을 잡았다면 각 항목에 해당 내용을 정확하게 집어넣어야 한다. 특정 항목의 내용이 없는 경우라면 어쩔 수 없지만 항목의 순서가 바뀌거나 해서는 안되며 목차에는 없던 항목이 갑자기 나오는 것도 피해야한다. 

목차의 기본 틀을 잡고 그 틀을 벗어나지 않는다는 규칙을 지킨다면 목차를 활용한 문서 작성은 그리 어렵지 않다. 하지만 목차를 활용한 문서도 복잡하게 보일 때가 있다. 특히 자잘한 항목이 많을 때는 한 눈에 내용이 다 들어오지 않을 수 있다. 이 때는 표를 사용하는 것이 좋다.

이렇게 표로 내용을 정리하면 훨씬 깔끔하고 보기가 편하다. 앞에서 얘기했듯이 길게 쓰지 않아도 될 자잘한 항목들이 대부분이라면 목차보다는 차라리 표가 낫다. 위에 표를 보면 알 수 있듯이 표는 공통된 항목으로 설명하거나 기술해야 할 것들이 많을 때 쓰임새가 크다. 반대로 서술할 내용이 많거나 내용이 긴 경우에는 적합하지 않다.

어떤 내용의 문서에 이런 표를 쓰는 것이 적절한가를 바로 알 수 있다면 좋지만 실제로는 어느정도 경험이 있어야 한다. 이렇게도 그려보고 저렇게도 만들어보고 하면서 표를 활용하는 것에 익숙해지면 문서를 작성하는 좋은 기술을 하나 갖는 셈이다. 습관까지는 아니더라도 (숙달되면 표를 이용하는 것을 익숙해 하는 경우도 있다) 요긴하게 써먹을 수 있으니 시간 내서 연습을 해두면 좋다.

이해하기 쉬운 글 쓰기는 여기까지다. 다음 글(포스팅)에서 직장인 글쓰기에 힌트가 될 수 있는 몇 가지 사항을 얘기하는 것으로 [직장인 글쓰기]를 마치도록 하겠다.