보고를 제대로 안하는 부하직원, 어떻게 해야 할까?

직장인들 고민들 중에 자주 등장하는 것이 '보고를 제대로 안하는 부하직원'이다. 업무를 맡겼는데 중간보고는 커녕 일이 다 끝나도 아무런 피드백이 없는 부하직원을 보면 난감할 때가 많다. 물론 성격이 딱 부러지는 상사에게 이런 직원은 한 끼 밥이다. 룰대로 가면 그만이기 때문이다. '보고 불이행' 정도의 사유로 시말서 하나 먹이면 그만이다. 하지만 사람과 사람이 일하는데 그렇게 팍팍하기가 쉽지 않은 것이 대부분의 현실이다.

업무가 잘 진행되도록, 업무의 목표를 잘 달성하도록 관리하는 것이 부서장/팀장 정도 되는 상사들의 큰 임무다. 비록 실제 업무를 하는 직원이 있더라도 업무의 달성 결과나 실행 여부에 대한 책임은 상사의 몫이기도 하다. 결국 업무를 지시한 상사 자신의 일이기 때문에 적극적으로 업무를 챙겨야 한다.

업무 처리의 시점까지 관리하라

내 경험상 많은 초급 관리자들이 업무를 요청하거나 지시할 때 놓치는 부분 중 하나가 이러한 업무 시점 관리다. 처리할 업무 내용에 대해서만 너무 집중하다보니 그것을 처리해야할 시점에 대해서는 두리뭉실하게 넘기는 경우가 많다. 이런 식으로 말이다.

- "음...오늘 안으로 해주면 좋겠는데..."

일은 서로가 좋으려고 하는게 아니다. 상대가 좋든 안좋든 그것이 필요한 시점을 정확하게 얘기해야 한다.

- "뭐, 금주 안으로만 하도록 해." 

금요일 저녁까지 하면 될 것 같지만 실제로 이렇게 말한 사람들은 대부분 목요일 정도되면 '그거 아직 안됐어요?"라고 물어오는게 대부분이다. 더불어 업무를 처리해야 하는 사람 입장에서도 자신의 스케줄을 어떻게 잡아야할 지 애매해진다.

- "시간 날 때 해줘요"

업무는 시간 날 때 하는 것이 아니라 시간을 내서 하는 것이다. 시간이 나지 않으면 안해도 되는 업무는 존재하지 않는다.

보고를 제때에 받을 수 있는 가장 좋은 방법은 업무를 지시할 때 보고의 시점까지 알려주는 것이다. 언제까지 업무를 처리하고 언제 최종 보고를 하며, 중간 보고는 언제 하는지 소상하게 시간의 동선을 확정하면 제일 좋다. 이렇게 하면 실제 업무를 처리하는 사람도 스케줄을 명확하게 할 수 있어서 좋다.

기다림은 미덕이 아님

업무에 관한 보고를 받는 것은 사랑하는 사람을 기다리는 로맨틱한 행위가 아니다. 언제쯤 중간 보고가 올까? 언제쯤 결과를 들고 올까? 이번주 주간업무보고 때는 보고가 올까? 이런 생각은 업무의 주체가 내가 아닐 때나 하는 것이다. 궁금하면 보고를 하라고 요청하는 것이 정상적인 방법이다.

앞서 얘기했듯이 업무를 지시할 때 업무 처리와 보고의 시점까지 정확하게 했다면 문제가 잘 발생하지 않는다. 하지만 그것을 누락했다고 해서 손을 떼서는 안된다. 보고가 필요하다고 생각이 들 때는 보고를 요청해야 한다. 업무를 관리하는 사람의 입장에서 필요하다고 생각한 것은 모두 해야 한다. 업무 지시할 때 설정한 업무처리와 보고의 시점을 반드시 고수할 필요는 없다. 업무는 필요에 의해 얼마든지 그 내용이나 일정이 바뀔 수 있다고 유연하게 생각해야 한다.

그렇게 했는데도 감감무소식이면

화가 날 것이다. "나를 뭘로 보는거야"라는 생각이 들기 마련이다. 하지만 막무가내로 화부터 내는 것은 좋은 방법이 아니란 것은 확실하다. 일단은 이유를 살펴라. 혹시 그 사람이 처리할 수 없는 일은 아닌지, 중간에 다른 일이 생겨서 그 일을 진행하는데 방해가 되진 않았는지, 개인적인 이유가 있진 않은지 면밀히 살펴라. 그리고 그 이유에 따라서 대응하면 된다. 

업무 처리를 제대로 못한, 업무 지시를 제대로 수행하지 못한 결과만 들고 얘기하면 빠져나갈 구멍이 없기 때문에 이미 자포자기한 직원들은 상사에게 속사정을 얘기 못하는 경우가 의외로 많다. 직원이 업무 처리가 제대로 되지 않은 이유를 제대로 말할 수 있다는 것도 관리자의 능력 중에 하나다. 

업무 지시만 한다고 관리자가 아니다. 업무보고를 잘 받는 것도 관리자의 능력이다. 조금만 꼼꼼하게 굴면 업무를 지시하는 사람이나 지시받는 사람이나 더 편하다. 자유롭게 일하는 것을 미덕으로 여기는 경우도 있고, 그것이 먹히는 경우도 있다. 하지만 자율은 내가 좋아하는 것을 할 때 최고의 효율을 낸다. 슬프지만 대부분의 직장인은 좋아하는 일이 아니라 필요한 일을 한다. 필요한 일을 할 때는 약간의 꼼꼼함이 더 낫다.